Como Importar Inventário no Calima?
Veja o conteúdo completo em Como Gerar Inventário no Calima?
Para importar um Inventário no sistema, primeiramente é necessário e importante realizar o cadastro de produtos para evitar possíveis erros na geração do Inventário! O Calima oferece algumas ferramentas de importação onde os produtos são cadastrados automaticamente no sistema ou esse cadastro de produtos também pode ser feito manualmente. Os arquivos que lançam produtos no sistema ao serem importados são:
Importação de Produtos via CSV
NF-e / NFC-e
SPED Fiscal
SINTEGRA
O caminho principal para importar um Inventário se encontra no Módulo Fiscal em Arquivos Digitais → Importação → Inventários - Planilha do Excel (Formato CSV, XLS e XLSX). Siga o passo a passo abaixo e entenda como realizar esse procedimento corretamente!
🔷 Crie um documento no formato CSV, XLS ou XLSX contendo as informações necessárias e organizadas conforme o layout que será explicado abaixo. Se o arquivo não estiver no padrão, ele NÃO será importado ou poderá resultar em erros. Portanto, atenção às regras do layout!📍
🔷 CLIQUE AQUI PARA BAIXAR UM MODELO DO INVENTÁRIO EM PLANILHA EXCEL. Faça o download do arquivo padrão e edite as informações conforme seu Inventário. Salve e importe para o Calima!
🔷 No caso do arquivo CSV, cada um dos campos informados deve ser separado por ponto e vírgula sem adição de espaço. Cada produto deve ser relatado em uma linha separada. A primeira linha é destinada ao cabeçalho.
🔷 CLIQUE AQUI PARA BAIXAR UM MODELO DE CSV DO INVENTÁRIO. Faça o download do arquivo e altere as informações para compor seu Inventário, o layout já está padronizado!
CÓDIGO DO PRODUTO: Informe um número para identificar cada produto, pode ser uma sequência numérica, por exemplo. O código é obrigatório e único para cada produto no sistema. O código pode estar previamente cadastrado (neste caso a descrição não é necessária), mas se for um novo código informe também a descrição no arquivo.
DESCRIÇÃO DO PRODUTO: Informações sobre o produto, do que ele se trata e características para diferenciá-lo dos demais produtos. A descrição é obrigatória quando o código do produto não estiver cadastrado no sistema.
Para cadastrar um novo código/produto sem sair da tela de Inventário, é só clicar em incluir (+), apertar na seta do campo Produto (veja a imagem abaixo), clicar em Incluir e cadastrar diretamente o novo produto desejado. Após preencher as informações e Salvar, o produto já fará parte do Inventário exibido na tela.
UNIDADE DE MEDIDA: Informe a dimensão que é utilizada para quantificar o produto. Este campo é obrigatório. O sistema verifica se a unidade informada já está existe na base do cliente e a utiliza. Caso não exista, o sistema cadastra automaticamente a medida informada. Exemplos: UND, CX, PCT, PÇ, MT, P2, P3, entre outros.
QUANTIDADE: Informe quantos produtos daquele tipo vão fazer parte do inventário. Campo obrigatório.
VALOR UNITÁRIO: Deve possuir somente valores numéricos e não pode ser menor do que 0 (zero). Informe o valor de cada produto que, ao final, será contabilizado pelo Calima automaticamente para gerar o valor total baseado na quantidade de cada produto. Campo obrigatório. Para informar centavos, utilize o ponto final. Exemplos: 590.50 e 750.90.
CONTA CONTÁBIL: Campo opcional e, caso informado, o código da conta deve estar previamente cadastrado no sistema. Ou seja, a conta contábil deve fazer parte do seu Plano de Contas e basta preencher o código da conta desejada no CSV. Não utilize o código reduzido nem as máscaras de pontuação das contas!
Após a importação, para cadastrar uma nova conta em um produto sem sair da tela de Inventário, basta clicar na seta do campo Conta Contábil (veja a imagem abaixo), escolher uma conta da tela ou Incluir uma nova.
CÓDIGO POSSE MERCADORIA: Este campo também é opcional e aceita os valores 1, 2 ou 3. Caso não seja informado, o sistema cadastra como 1. Esse campo serve para o SPED Fiscal.
1- Mercadorias de propriedade do informante e em seu poder
2- Mercadorias de propriedade do informante e em poder de terceiros
3- Mercadorias de propriedade de terceiros e em poder do informante
🔷 Com o arquivo certinho salvo em sua máquina, vá ao local de importação dentro do Calima! Existem dois locais no sistema onde você tem acesso à importação de inventário, conheça agora:
O primeiro local já citado é dentro do Módulo Fiscal em Arquivos Digitais → Importação → Inventários - Planilha do Excel (Formato CSV, XLS e XLSX).
O segundo local que te direciona à importação é também no Módulo Fiscal em Manutenção → Controle de Estoque → Inventário → Botão cinza Ações → Opção Importar Inventários.
🔷 Na tela de importação, selecione o arquivo desejado e clique em Prosseguir.
🔷 Confira se as informações apresentadas na tela estão de acordo, ou seja, se as colunas do arquivo estão relacionadas corretamente com os campos do Calima, observe abaixo:
🔷 Se estiver tudo OK, clique em Salvar e seu inventário será importado para o Calima! Ao mesmo tempo, o sistema gera um relatório para avisar se a importação foi realizada com sucesso ou se algum erro foi encontrado. Veja um exemplo abaixo:
Linhas com erros NÃO serão importadas. Verifique e, após a correção, importe o arquivo novamente!
As informações importadas podem ser encontradas, modificadas ou excluídas em dois locais do Módulo Fiscal: Manutenção → Controle de Estoque → Inventário e Manutenção → Controle de Estoque → Produto. Os produtos que foram importados por meio do Inventário estarão cadastrados nesse local. Você pode ainda informar mais detalhes sobre os produtos e o Inventário importado. Observe os exemplos a seguir!
🔷 Em Manutenção → Controle de Estoque → Inventário, você pode incluir o Motivo desse Inventário, se for informá-lo para o SPED. Em “Informações dos Produtos e Deduções”, você pode incluir um novo produto ou alterar dados dos produtos do Inventário que foi importado.
🔷 Mais uma opção da aba Produtos é Alterar em Lote. Clicando no botão azul ao lado do sinal de adição verde, você consegue alterar/cadastrar DE UMA SÓ VEZ a Conta Contábil em todos os produtos ou naqueles que você selecionar.
🔷 Logo abaixo, nós temos a aba Deduções. Clicando em incluir, você informa o Tipo (ICMS ou IPI) e o Valor a ser deduzido no total do Inventário.
🔷 Você ainda tem a ferramenta de Exportar Dados, caso queira salvar as informações da tela em formato CSV ou XLSX. Aproveite!
Para importar um Inventário no sistema, primeiramente é necessário e importante realizar o cadastro de produtos para evitar possíveis erros na geração do Inventário! O Calima oferece algumas ferramentas de importação onde os produtos são cadastrados automaticamente no sistema ou esse cadastro de produtos também pode ser feito manualmente. Os arquivos que lançam produtos no sistema ao serem importados são:
Importação de Produtos via CSV
NF-e / NFC-e
SPED Fiscal
SINTEGRA
O caminho principal para importar um Inventário se encontra no Módulo Fiscal em Arquivos Digitais → Importação → Inventários - Planilha do Excel (Formato CSV, XLS e XLSX). Siga o passo a passo abaixo e entenda como realizar esse procedimento corretamente!
1° Passo: Layout
🔷 Crie um documento no formato CSV, XLS ou XLSX contendo as informações necessárias e organizadas conforme o layout que será explicado abaixo. Se o arquivo não estiver no padrão, ele NÃO será importado ou poderá resultar em erros. Portanto, atenção às regras do layout!📍
🔷 CLIQUE AQUI PARA BAIXAR UM MODELO DO INVENTÁRIO EM PLANILHA EXCEL. Faça o download do arquivo padrão e edite as informações conforme seu Inventário. Salve e importe para o Calima!
🔷 No caso do arquivo CSV, cada um dos campos informados deve ser separado por ponto e vírgula sem adição de espaço. Cada produto deve ser relatado em uma linha separada. A primeira linha é destinada ao cabeçalho.
🔷 CLIQUE AQUI PARA BAIXAR UM MODELO DE CSV DO INVENTÁRIO. Faça o download do arquivo e altere as informações para compor seu Inventário, o layout já está padronizado!
São 7 campos a serem informados no arquivo, acompanhe a seguir como preencher cada um deles:
CÓDIGO DO PRODUTO: Informe um número para identificar cada produto, pode ser uma sequência numérica, por exemplo. O código é obrigatório e único para cada produto no sistema. O código pode estar previamente cadastrado (neste caso a descrição não é necessária), mas se for um novo código informe também a descrição no arquivo.
DESCRIÇÃO DO PRODUTO: Informações sobre o produto, do que ele se trata e características para diferenciá-lo dos demais produtos. A descrição é obrigatória quando o código do produto não estiver cadastrado no sistema.
Para cadastrar um novo código/produto sem sair da tela de Inventário, é só clicar em incluir (+), apertar na seta do campo Produto (veja a imagem abaixo), clicar em Incluir e cadastrar diretamente o novo produto desejado. Após preencher as informações e Salvar, o produto já fará parte do Inventário exibido na tela.
UNIDADE DE MEDIDA: Informe a dimensão que é utilizada para quantificar o produto. Este campo é obrigatório. O sistema verifica se a unidade informada já está existe na base do cliente e a utiliza. Caso não exista, o sistema cadastra automaticamente a medida informada. Exemplos: UND, CX, PCT, PÇ, MT, P2, P3, entre outros.
QUANTIDADE: Informe quantos produtos daquele tipo vão fazer parte do inventário. Campo obrigatório.
VALOR UNITÁRIO: Deve possuir somente valores numéricos e não pode ser menor do que 0 (zero). Informe o valor de cada produto que, ao final, será contabilizado pelo Calima automaticamente para gerar o valor total baseado na quantidade de cada produto. Campo obrigatório. Para informar centavos, utilize o ponto final. Exemplos: 590.50 e 750.90.
CONTA CONTÁBIL: Campo opcional e, caso informado, o código da conta deve estar previamente cadastrado no sistema. Ou seja, a conta contábil deve fazer parte do seu Plano de Contas e basta preencher o código da conta desejada no CSV. Não utilize o código reduzido nem as máscaras de pontuação das contas!
Após a importação, para cadastrar uma nova conta em um produto sem sair da tela de Inventário, basta clicar na seta do campo Conta Contábil (veja a imagem abaixo), escolher uma conta da tela ou Incluir uma nova.
CÓDIGO POSSE MERCADORIA: Este campo também é opcional e aceita os valores 1, 2 ou 3. Caso não seja informado, o sistema cadastra como 1. Esse campo serve para o SPED Fiscal.
1- Mercadorias de propriedade do informante e em seu poder
2- Mercadorias de propriedade do informante e em poder de terceiros
3- Mercadorias de propriedade de terceiros e em poder do informante
2º Passo: Importação
🔷 Com o arquivo certinho salvo em sua máquina, vá ao local de importação dentro do Calima! Existem dois locais no sistema onde você tem acesso à importação de inventário, conheça agora:
O primeiro local já citado é dentro do Módulo Fiscal em Arquivos Digitais → Importação → Inventários - Planilha do Excel (Formato CSV, XLS e XLSX).
O segundo local que te direciona à importação é também no Módulo Fiscal em Manutenção → Controle de Estoque → Inventário → Botão cinza Ações → Opção Importar Inventários.
🔷 Na tela de importação, selecione o arquivo desejado e clique em Prosseguir.
🔷 Confira se as informações apresentadas na tela estão de acordo, ou seja, se as colunas do arquivo estão relacionadas corretamente com os campos do Calima, observe abaixo:
🔷 Se estiver tudo OK, clique em Salvar e seu inventário será importado para o Calima! Ao mesmo tempo, o sistema gera um relatório para avisar se a importação foi realizada com sucesso ou se algum erro foi encontrado. Veja um exemplo abaixo:
Linhas com erros NÃO serão importadas. Verifique e, após a correção, importe o arquivo novamente!
As informações importadas podem ser encontradas, modificadas ou excluídas em dois locais do Módulo Fiscal: Manutenção → Controle de Estoque → Inventário e Manutenção → Controle de Estoque → Produto. Os produtos que foram importados por meio do Inventário estarão cadastrados nesse local. Você pode ainda informar mais detalhes sobre os produtos e o Inventário importado. Observe os exemplos a seguir!
🔷 Em Manutenção → Controle de Estoque → Inventário, você pode incluir o Motivo desse Inventário, se for informá-lo para o SPED. Em “Informações dos Produtos e Deduções”, você pode incluir um novo produto ou alterar dados dos produtos do Inventário que foi importado.
🔷 Mais uma opção da aba Produtos é Alterar em Lote. Clicando no botão azul ao lado do sinal de adição verde, você consegue alterar/cadastrar DE UMA SÓ VEZ a Conta Contábil em todos os produtos ou naqueles que você selecionar.
🔷 Logo abaixo, nós temos a aba Deduções. Clicando em incluir, você informa o Tipo (ICMS ou IPI) e o Valor a ser deduzido no total do Inventário.
🔷 Você ainda tem a ferramenta de Exportar Dados, caso queira salvar as informações da tela em formato CSV ou XLSX. Aproveite!
Actualizado em: 15/12/2022
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