Como Gerar SPED ECF no Calima?
✅ Neste ajuda você irá aprender como é fácil gerar a Escrituração Contábil Fiscal (ECF) no Calima! Aqui falamos resumidamente de todo o passo a passo necessário para gerar corretamente essa obrigação acessória. Caso queira mais detalhes sobre um assunto específico, é só clicar nos links indicados a seguir que você será direcionado para artigos com mais informações. Estamos aqui para tirar todas as suas dúvidas, pois o nosso objetivo é tornar os processos mais fáceis e rápidos para você! Vamos lá?!
No Módulo Principal em Manutenção → Empresa, você deverá configurar corretamente os dados da empresa desejada, como a Tributação, a Natureza Jurídica, a Qualificação da PJ e o CNAE.
Matriz e Filiais devem ser relacionadas no Calima utilizando o mesmo Grupo do Plano de Contas. As configurações necessárias para a ECF só precisam ser feitas na Matriz e os dados das Filiais centralizados na empresa principal por meio do menu Manutenção → Empresa → Aba Dados Complementares.
Você pode automatizar o cadastro de novas empresas no Calima. A ferramenta facilita seu dia a dia trazendo configurações automáticas que te ajudam na geração da ECF! Por enquanto, o recurso está disponível para empresas do Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.
✅ Saiba tudo sobre o SPED ECF
No Módulo Contábil, acesse Manutenção → Grupos → Plano de Contas e configure a aba SPED referente ao Plano de Contas Instituição (L, P ou U) e ao Plano de Contas Referencial que será utilizado (De-Para ou O Próprio da Receita). Observe o exemplo abaixo!
✅ Para acessar o 1º e o 2º Passo completos (com imagens e GIFs), CLIQUE AQUI e acompanhe as dicas e os exemplos demonstrados! Se não tiver dúvidas até aqui, siga para o próximo passo!
Também no Módulo Contábil em Manutenção → Plano de Contas → Plano de Contas é exibido todo o Plano de Contas da empresa corrente. Clique na opção de Alterar e faça a referenciação de cada conta. Essa configuração se encontra na aba "SPED ECD/ECF e FCONT" e deve ser informada no campo "Plano de Contas Referencial SPED ECD/ECF/EFD Contribuições".
Ligue a conta selecionada por você com a mesma conta que a representa no Plano de Contas Referencial, ou seja, contas que possuam a mesma função.
⚠️ Contas zeradas ou sem movimento NÃO devem ser referenciadas! Vale lembrar também que contas sintéticas NÃO devem ser referenciadas!
Para aqueles que precisam referenciar um grupo de contas de uma só vez, criamos uma ferramenta onde você consegue, a partir de uma conta indicada, referenciar todas as contas do mesmo grupo com as contas do Plano Referencial de forma fácil e rápida!
✅ Como Referenciar Contas no Módulo Contábil
Sempre que houver movimentação nas Contas de Resultado torna-se obrigatório o processo de encerrá-las!
Para isso, informe primeiro as contas analíticas de LUCRO, PREJUÍZO e RESULTADO em Manutenção → Grupos → Plano de Contas → Configuração do Grupo de Plano de Contas → Aba Contas de Encerramento.
Configure também as Contas de Encerramento de Receita e Despesa. Acesse Manutenção → Classificação DRE - Demonstração do Resultado do Exercício.
Por fim, acesse o menu Processos → Encerrar Conta de Resultado.
✅ Para saber todos os detalhes do 4º Passo, CLIQUE AQUI e leia o artigo que fala sobre como Encerrar Contas de Resultado.
📌 Caso a empresa seja optante pelo Lucro Real, com apuração mensal Balanço ou Balancete, o Validador da ECF obriga a fazer o fechamento/encerramento mês a mês (e não só no final do ano). O processo de Encerrar as Contas é o mesmo independentemente do período (uma vez por ano, mês a mês ou trimestralmente).
A ferramenta serve para minimizar as chances de erros nos processos realizados no Calima. Verificar Erros é um processo muito importante e deve ser feito antes de gerar qualquer arquivo digital. Acesse o menu Processos → Verificar Erros/Avisos.
Quanto mais você se precaver nas informações enviadas, menos dor de cabeça no dia a dia! Saiba mais sobre a ferramenta de Verificar Erros no Módulo Contábil.
✅ Temos um artigo sobre Blocos e Registros do SPED ECF com dados sobre configurações específicas que devem ser feitas no Calima dependendo do tipo de empresa para geração de alguns blocos e registros da ECF.
Essa etapa se trata de configurações específicas para sua empresa que devem ser marcadas na tela de geração da ECF. Acesse Arquivos Digitais → Exportação → SPED ECF - Escrituração Contábil Fiscal → Clique no botão CONFIGURAÇÃO.
Na tela serão exibidas diversas configurações a serem feitas de acordo com a empresa a ser declarada. Observe as abas "Dados Principais" e "Outros Dados". Em cada uma delas, selecione as opções adequadas de acordo com a empresa. Vale lembrar que essas configurações só precisam ser feitas na Matriz e centralizar nela os dados das Filiais.
✅ Para ficar por dentro do que significa cada uma dessas configurações da tela de geração da ECF, CLIQUE AQUI e leia o artigo que explica quando esses botões devem ou não serem marcados!
Por fim, gere o arquivo da ECF no menu principal Arquivos Digitais → Exportação → SPED ECF - Escrituração Contábil Fiscal.
Informe o período que você deseja gerar (Data Inicial e Data Final). Exemplo: De 01/01/2023 a 31/12/2023.
De acordo com a empresa, marque ou não para gerar o Registro Q100 (mais informações no 8º Passo a seguir) ou ainda a opção de Gerar o Arquivo Vazio. Tudo depende da sua empresa!
Informe os outros campos solicitados: Situação de Início do Período, Situação Especial (caso haja), o Tipo da ECF e se é uma Escrituração Original ou Retificadora. Caso você marque uma Situação Especial (exceto EXTINÇÃO) será habilitado um campo de data para ser preenchido.
Após configurar corretamente essa tela, clique em Confirmar! O sistema irá agrupar todos os dados informados até aqui para gerar seu arquivo ECF. Salve no seu computador!
Por fim, valide seu arquivo SPED ECF dentro do Validador da Receita!
✅ Para tirar dúvidas, acesse o Manual de Orientação da ECF. Nele você vai encontrar todas as informações e regras da ECF!
Temos também uma configuração para empresas tributadas pelo Lucro Presumido, desobrigadas da entrega da ECD, e que tenham a Escrituração no formato de Livro Caixa.
Na tela de geração/configuração da ECF, marque a Escrituração como Livro Caixa no menu Configuração → Outros Dados → Campo Escrituração.
No momento de gerar o SPED ECF, marque também na tela principal a opção para “Gerar Registro Q100”. Esse botão é obrigatório para empresas com faturamento anual maior que R$ 1,2 milhões e opcional para empresas com saldo anual abaixo desse valor.
✅ A geração do Registro Q100 foi automatizada no Calima e agora o sistema gera as informações do Registro Q100 junto com o arquivo final do SPED ECF para validação!
Caso você queira conferir essas informações antes de enviá-las, entre no menu Relatórios → Caixa → Livro Caixa - Normal e marque a opção Gerar CSV Registro Q100 do SPED-ECF.
✅ PRONTO! Você conseguiu! Qualquer dúvida entre em contato com o nosso Suporte Via Chat ou deixe um comentário abaixo para que possamos sempre melhorar os nossos conteúdos para VOCÊ!
1º Passo: Empresa
No Módulo Principal em Manutenção → Empresa, você deverá configurar corretamente os dados da empresa desejada, como a Tributação, a Natureza Jurídica, a Qualificação da PJ e o CNAE.
Matriz e Filiais devem ser relacionadas no Calima utilizando o mesmo Grupo do Plano de Contas. As configurações necessárias para a ECF só precisam ser feitas na Matriz e os dados das Filiais centralizados na empresa principal por meio do menu Manutenção → Empresa → Aba Dados Complementares.
Você pode automatizar o cadastro de novas empresas no Calima. A ferramenta facilita seu dia a dia trazendo configurações automáticas que te ajudam na geração da ECF! Por enquanto, o recurso está disponível para empresas do Simples Nacional, Lucro Real e Lucro Presumido.
✅ Saiba tudo sobre o SPED ECF
2º Passo: Plano de Contas
No Módulo Contábil, acesse Manutenção → Grupos → Plano de Contas e configure a aba SPED referente ao Plano de Contas Instituição (L, P ou U) e ao Plano de Contas Referencial que será utilizado (De-Para ou O Próprio da Receita). Observe o exemplo abaixo!
✅ Para acessar o 1º e o 2º Passo completos (com imagens e GIFs), CLIQUE AQUI e acompanhe as dicas e os exemplos demonstrados! Se não tiver dúvidas até aqui, siga para o próximo passo!
3º Passo: Referenciar Contas
Também no Módulo Contábil em Manutenção → Plano de Contas → Plano de Contas é exibido todo o Plano de Contas da empresa corrente. Clique na opção de Alterar e faça a referenciação de cada conta. Essa configuração se encontra na aba "SPED ECD/ECF e FCONT" e deve ser informada no campo "Plano de Contas Referencial SPED ECD/ECF/EFD Contribuições".
Ligue a conta selecionada por você com a mesma conta que a representa no Plano de Contas Referencial, ou seja, contas que possuam a mesma função.
⚠️ Contas zeradas ou sem movimento NÃO devem ser referenciadas! Vale lembrar também que contas sintéticas NÃO devem ser referenciadas!
Para aqueles que precisam referenciar um grupo de contas de uma só vez, criamos uma ferramenta onde você consegue, a partir de uma conta indicada, referenciar todas as contas do mesmo grupo com as contas do Plano Referencial de forma fácil e rápida!
✅ Como Referenciar Contas no Módulo Contábil
4º Passo: Encerrar Contas de Resultado
Sempre que houver movimentação nas Contas de Resultado torna-se obrigatório o processo de encerrá-las!
Para isso, informe primeiro as contas analíticas de LUCRO, PREJUÍZO e RESULTADO em Manutenção → Grupos → Plano de Contas → Configuração do Grupo de Plano de Contas → Aba Contas de Encerramento.
Configure também as Contas de Encerramento de Receita e Despesa. Acesse Manutenção → Classificação DRE - Demonstração do Resultado do Exercício.
Por fim, acesse o menu Processos → Encerrar Conta de Resultado.
✅ Para saber todos os detalhes do 4º Passo, CLIQUE AQUI e leia o artigo que fala sobre como Encerrar Contas de Resultado.
📌 Caso a empresa seja optante pelo Lucro Real, com apuração mensal Balanço ou Balancete, o Validador da ECF obriga a fazer o fechamento/encerramento mês a mês (e não só no final do ano). O processo de Encerrar as Contas é o mesmo independentemente do período (uma vez por ano, mês a mês ou trimestralmente).
5º Passo: Verificar Erros
A ferramenta serve para minimizar as chances de erros nos processos realizados no Calima. Verificar Erros é um processo muito importante e deve ser feito antes de gerar qualquer arquivo digital. Acesse o menu Processos → Verificar Erros/Avisos.
Quanto mais você se precaver nas informações enviadas, menos dor de cabeça no dia a dia! Saiba mais sobre a ferramenta de Verificar Erros no Módulo Contábil.
✅ Temos um artigo sobre Blocos e Registros do SPED ECF com dados sobre configurações específicas que devem ser feitas no Calima dependendo do tipo de empresa para geração de alguns blocos e registros da ECF.
6º Passo: Configurações Importantes
Essa etapa se trata de configurações específicas para sua empresa que devem ser marcadas na tela de geração da ECF. Acesse Arquivos Digitais → Exportação → SPED ECF - Escrituração Contábil Fiscal → Clique no botão CONFIGURAÇÃO.
Na tela serão exibidas diversas configurações a serem feitas de acordo com a empresa a ser declarada. Observe as abas "Dados Principais" e "Outros Dados". Em cada uma delas, selecione as opções adequadas de acordo com a empresa. Vale lembrar que essas configurações só precisam ser feitas na Matriz e centralizar nela os dados das Filiais.
✅ Para ficar por dentro do que significa cada uma dessas configurações da tela de geração da ECF, CLIQUE AQUI e leia o artigo que explica quando esses botões devem ou não serem marcados!
7º Passo: Geração da ECF
Por fim, gere o arquivo da ECF no menu principal Arquivos Digitais → Exportação → SPED ECF - Escrituração Contábil Fiscal.
Informe o período que você deseja gerar (Data Inicial e Data Final). Exemplo: De 01/01/2023 a 31/12/2023.
De acordo com a empresa, marque ou não para gerar o Registro Q100 (mais informações no 8º Passo a seguir) ou ainda a opção de Gerar o Arquivo Vazio. Tudo depende da sua empresa!
Informe os outros campos solicitados: Situação de Início do Período, Situação Especial (caso haja), o Tipo da ECF e se é uma Escrituração Original ou Retificadora. Caso você marque uma Situação Especial (exceto EXTINÇÃO) será habilitado um campo de data para ser preenchido.
Após configurar corretamente essa tela, clique em Confirmar! O sistema irá agrupar todos os dados informados até aqui para gerar seu arquivo ECF. Salve no seu computador!
Por fim, valide seu arquivo SPED ECF dentro do Validador da Receita!
✅ Para tirar dúvidas, acesse o Manual de Orientação da ECF. Nele você vai encontrar todas as informações e regras da ECF!
8º Passo: Lucro Presumido - Livro Caixa
Temos também uma configuração para empresas tributadas pelo Lucro Presumido, desobrigadas da entrega da ECD, e que tenham a Escrituração no formato de Livro Caixa.
Na tela de geração/configuração da ECF, marque a Escrituração como Livro Caixa no menu Configuração → Outros Dados → Campo Escrituração.
No momento de gerar o SPED ECF, marque também na tela principal a opção para “Gerar Registro Q100”. Esse botão é obrigatório para empresas com faturamento anual maior que R$ 1,2 milhões e opcional para empresas com saldo anual abaixo desse valor.
✅ A geração do Registro Q100 foi automatizada no Calima e agora o sistema gera as informações do Registro Q100 junto com o arquivo final do SPED ECF para validação!
Caso você queira conferir essas informações antes de enviá-las, entre no menu Relatórios → Caixa → Livro Caixa - Normal e marque a opção Gerar CSV Registro Q100 do SPED-ECF.
O passo a passo completo:
✅ PRONTO! Você conseguiu! Qualquer dúvida entre em contato com o nosso Suporte Via Chat ou deixe um comentário abaixo para que possamos sempre melhorar os nossos conteúdos para VOCÊ!
Actualizado em: 22/07/2024
Obrigado!