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Como migrar dados de outro sistema para o Calima usando XMLs do eSocial?

Se você está trazendo para o Calima uma empresa que antes utilizava outro sistema, pode aproveitar parte dos dados já enviados ao eSocial para evitar o preenchimento de todos os cadastros do zero.


Neste artigo, você vai ver:


1. Entenda o que será importado
2. Separe os arquivos necessários
3. Baixe os XMLs no eSocial
4. Importe os XMLs no Calima
5. Confira o resultado
6. Dúvidas frequentes



1. Entenda o que será importado


XML é um arquivo que guarda informações de um evento enviado ao eSocial, como o cadastro de uma empresa ou a admissão de um trabalhador. O Calima pode aproveitar dados desses arquivos para formar parte dos cadastros, desde que sejam eventos compatíveis.


Antes de começar, você precisa:


  • Ter arquivos de eventos já enviados e aceitos pelo eSocial para a empresa desejada.
  • Ter acesso autorizado ao eSocial Web Geral para solicitar esses arquivos.
  • Conferir se os XMLs pertencem à empresa ou às empresas que serão cadastradas ou atualizadas no Calima.


A importação não transfere toda a empresa nem recupera as folhas de pagamento já calculadas. Os dados aproveitados devem ser conferidos antes de começar a utilizar a Folha.



2. Separe os arquivos necessários


Para iniciar a migração, procure primeiro estes eventos:


  • S-1000 — Informações do Empregador: dados básicos da empresa.
  • S-1005 — Tabela de Estabelecimentos: informações dos estabelecimentos, obras ou unidades.
  • S-2200 — Admissão de Trabalhador: dados dos trabalhadores e de seus vínculos.


Outros eventos que o Calima aceita, conforme a necessidade:


  • S-1010 e S-1020: rubricas e lotações tributárias.
  • S-2205, S-2206 e S-2230: alterações cadastrais, contratuais e afastamentos.
  • S-2300 e S-2306: trabalhadores sem vínculo de emprego.
  • S-2210, S-2220, S-2221 e S-2240: informações de Segurança e Saúde no Trabalho.


Os eventos S-1200 (remuneração) e S-1210 (pagamentos) não são aceitos nesta rotina. Baixá-los do eSocial não significa que poderão ser importados para o Calima.



3. Baixe os XMLs no eSocial


O eSocial Web Geral é a área do portal oficial em que a empresa pode solicitar cópias dos eventos que já enviou.


  1. Acesse o portal do eSocial com o acesso gov.br autorizado e selecione o perfil da empresa no módulo Web Geral.
  2. No menu, acesse Downloads > Solicitação.
  3. Selecione um filtro, como Todos os eventos entregues em determinado período.
  4. Informe as datas em que os eventos foram enviados e clique em Salvar.
  5. Acesse Downloads > Consulta para acompanhar o pedido. O arquivo não fica disponível imediatamente: é preciso aguardar o processamento.
  6. Quando a situação indicar Disponível para Baixar, utilize a opção da coluna Ações para baixar o arquivo ZIP no computador.


ZIP é um pacote compactado que reúne vários XMLs. O pacote pode conter eventos que o Calima não aceita; por isso, confira os tipos de evento antes da importação.


O eSocial permite consultar intervalos de até 185 dias por solicitação e mantém os pedidos disponíveis para download por 7 dias. Para localizar eventos antigos, faça outras solicitações ou utilize os filtros específicos de tabelas. A data final da pesquisa deve ser, no mínimo, dois dias anterior à data da consulta.


Se o menu Downloads não aparecer, confira se está no Web Geral e se possui autorização. Procuradores precisam de poderes para eSocial - Download, quando aplicável.



4. Importe os XMLs no Calima


Atenção à sequência de importação: não é obrigatório importar os eventos separadamente. Você pode selecionar os XMLs compatíveis em uma única importação, respeitando o limite de arquivos da tela. Se optar por dividir a importação em lotes, recomendamos começar pelos eventos S-1000 e S-1005, que contêm dados da empresa e dos estabelecimentos. Para os trabalhadores, importe o S-2200 antes ou junto dos eventos S-2205, S-2206 e S-2230 correspondentes. Confira também se os XMLs pertencem às empresas corretas.


Para visualizar a rotina de importação, consulte também o artigo Como importar XMLs do eSocial?.


  1. No Calima, acesse o Módulo Folha de Pagamento > eSocial > Importação > Arquivos digitais Importação > Importar XML dos eventos do eSocial.
  2. Na etapa Seleção do arquivo para importação, selecione ou arraste os XMLs preparados para a área indicada.
  • São aceitos arquivos .xml e .zip.
  • A tela permite selecionar ou arrastar até 120 arquivos por vez.


  1. Clique em Prosseguir.
  2. Em Configurações para importação, confira a empresa ou as empresas listadas. Se aparecer Não configurado, clique no ícone de lápis na coluna Ações.
  3. Complete as informações solicitadas nas abas apresentadas, de acordo com os eventos escolhidos:
  • Em Eventos de tabela, podem aparecer Tipo de empresa, Tributação e Responsável.
  • Em Eventos não periódicos, confira a lista de vínculos. Use o lápis para completar os dados solicitados dos trabalhadores, como nacionalidade, UF de nascimento e informações de documentos, quando aparecerem.
  • Se houver Dependentes com informações faltando, utilize o lápis para completá-las também. Salve cada janela e corrija os avisos de preenchimento até o status ficar Configurado.


  1. Na tela principal, revise as opções do grupo Opções eSocial:
  • Criar automaticamente no monitor de eventos do eSocial eventos pendentes após a importação: pode criar eventos pendentes para avaliação posterior. Não significa que já foram enviados ao governo.
  • Realizar configuração do eSocial na empresa caso a mesma não possua: permite configurar o eSocial da empresa quando ainda não existir essa configuração.


  1. Após conferir as opções, clique em Salvar para iniciar o processamento.


Antes de habilitar a criação de eventos pendentes, verifique quais informações a empresa já transmitiu ao eSocial pelo sistema anterior. Isso ajuda a evitar envios duplicados posteriormente.



Atenção aos dados históricos do S-2200. O evento S-2200 contém as informações registradas na admissão do trabalhador. Por isso, os dados desse XML podem não representar sua situação atual.Por exemplo, se o trabalhador foi admitido em 2021, o S-2200 daquela época pode apresentar um salário, cargo ou condições contratuais que já foram alterados. Importar somente esse arquivo não garante que as alterações posteriores sejam refletidas no cadastro.


Após a importação, confira se os dados representam a situação real do trabalhador na competência em que a empresa começará a utilizar o Calima. Considere também os eventos de alterações posteriores, quando disponíveis.



Confira os dados atuais e a situação do vínculo


Depois de conferir o relatório da importação, acesse o Módulo Folha de Pagamento > Manutenção > Trabalhador > Vínculo e localize o trabalhador importado.


Compare as informações cadastradas com os documentos e registros atuais da empresa, verificando principalmente:


  • Salário e data de vigência: confira se o valor corresponde ao salário atual e desde quando está em vigor.
  • Cargo ou função: verifique se corresponde à atividade exercida atualmente.
  • Jornada de trabalho: confira os horários e a carga horária contratual.
  • Tipo de contrato: verifique se o vínculo é por prazo determinado ou indeterminado.
  • Prazo e data de término: nos contratos por prazo determinado, confira as datas e eventuais alterações.
  • Situação do vínculo: verifique se o trabalhador está corretamente identificado como ativo ou inativo.


O trabalhador foi importado, mas não aparece na consulta?


Consulte também os vínculos inativos. Um S-2200 antigo pode conter informações de um contrato de experiência ou outro contrato por prazo determinado cujo término já ocorreu. Dependendo desses dados, o vínculo pode aparecer como inativo no Calima, mesmo que o trabalhador continue na empresa.


Antes de cadastrar o trabalhador novamente, confira se o vínculo já existe e revise suas informações contratuais.


Faça os ajustes conforme a situação real do trabalhador e as datas correspondentes. Não altere o tipo de contrato para prazo indeterminado nem remova a data de término apenas para fazer o vínculo aparecer como ativo.



5. Confira o resultado


  1. Após iniciar a importação, aguarde a notificação de conclusão. A mensagem de que o processo foi iniciado ainda não confirma que os dados foram importados.
  2. Abra o relatório Resultado: Importação dos eventos do eSocial, disponibilizado ao final do processamento.
  3. Confira o resultado de cada arquivo, o Total importado e eventuais avisos ou erros.
  4. Revise os cadastros da empresa, estabelecimentos, trabalhadores, vínculos e dependentes que foram aproveitados. Verifique especialmente dados contratuais, salários, jornadas e as configurações da Folha e do eSocial.


Um arquivo pode aparecer como importado com sucesso e, ainda assim, apresentar um aviso. Por exemplo, o relatório pode informar que não localizou o sindicato do trabalhador, exigindo uma conferência no cadastro.


Importar XMLs não equivale a transmitir eventos ao eSocial. Se houver eventos pendentes no Monitor de eventos do eSocial, confira se precisam realmente ser enviados antes de realizar qualquer transmissão.



6. Dúvidas frequentes


Posso importar todos os arquivos juntos?
Sim. Você pode selecionar os XMLs compatíveis em uma única importação, sem precisar separar os eventos. Respeite o limite de até 120 arquivos selecionados por vez. Caso escolha importar em lotes, siga a sequência recomendada no tópico 4.


Posso importar XMLs de várias empresas de uma só vez?
Sim. É possível selecionar arquivos de diferentes empresas na mesma importação. Confira as empresas identificadas na etapa de configuração, complete as informações solicitadas para cada uma e respeite o limite de até 120 arquivos selecionados por vez.


Preciso cadastrar a empresa no Calima antes de importar os XMLs?
Não necessariamente. A rotina pode criar o cadastro da empresa a partir dos XMLs compatíveis, especialmente dos eventos de base. Confira os dados e complete as configurações solicitadas durante a importação. Se a empresa já estiver cadastrada, verifique os registros existentes para evitar duplicidades.


Os eventos S-1000 e S-1005 precisam estar nos arquivos?
Sim, eles fazem parte da preparação inicial recomendada, pois contêm informações da empresa e dos estabelecimentos. Se precisar realizar novas importações em outros lotes, confirme com o Suporte se será necessário incluir esses eventos novamente.


Posso importar alterações de um trabalhador antes do S-2200?
Se for dividir a importação em lotes, recomendamos importar o S-2200 primeiro, pois ele contém o cadastro inicial e a admissão do trabalhador. Você também pode incluir S-2200, S-2205, S-2206 e S-2230 no mesmo lote. Se o S-2200 já foi importado anteriormente, confira o resultado antes de continuar.


Por que o salário ou o cargo importado está diferente do atual?
O XML pode conter informações de uma época anterior. O S-2200 registra as condições da admissão e, sozinho, não reúne necessariamente todas as alterações posteriores. Confira os eventos importados e revise salário, cargo e demais informações conforme a situação real do trabalhador na competência de início da utilização do Calima.


O limite de download do eSocial é o mesmo de 120 arquivos do Calima?
Não. São limites diferentes. No eSocial, o período consultado pode abranger até 185 dias por solicitação. Já no Calima, a tela permite selecionar ou arrastar até 120 arquivos por vez. Se utilizar arquivos ZIP, confirme com o Suporte como os XMLs contidos neles são contabilizados.


Posso importar o ZIP baixado do eSocial?
Sim. O Calima aceita arquivos .zip e .xml. Porém, o ZIP pode conter eventos incompatíveis com a rotina. Por isso, confira os arquivos utilizados e o relatório após o processamento.


Posso importar os eventos S-1200 e S-1210 para recuperar folhas anteriores?
Não. Os eventos S-1200 (remuneração) e S-1210 (pagamentos) não são aceitos nesta rotina. A importação dos XMLs compatíveis ajuda a aproveitar cadastros, mas não recupera automaticamente o histórico das folhas de pagamento já calculadas.


A mensagem de que a importação foi iniciada significa que terminou?
Não. Essa mensagem confirma apenas o início do processamento. Aguarde a conclusão e confira o relatório Resultado: Importação dos eventos do eSocial para verificar quais arquivos foram importados e se ocorreram erros ou avisos.


Se o relatório apresentar sucesso, ainda pode haver pendências?
Sim. Um arquivo pode ser importado com sucesso e apresentar avisos que exigem atenção, como um sindicato não localizado. Confira todas as mensagens do relatório e revise os cadastros envolvidos. Se necessário, procure o Suporte.


O relatório informa sucesso, mas não encontro o vínculo. O que verificar?
Consulte também os vínculos inativos no Módulo Folha de Pagamento > Manutenção > Trabalhador > Vínculo. Informações antigas de contratos de experiência ou por prazo determinado podem influenciar a situação apresentada. Confira se o vínculo já existe antes de cadastrar o trabalhador novamente e revise as condições contratuais conforme a situação real.


Importar os XMLs também transmite os eventos ao governo?
Não. A importação dos arquivos não representa uma nova transmissão ao eSocial. Dependendo da opção selecionada, o Calima pode criar eventos pendentes no Monitor, mas eles precisam ser conferidos antes de qualquer envio para evitar duplicidades.


Importei os XMLs. Ainda preciso realizar a Carga Inicial?
Sim. A importação dos cadastros não substitui a etapa de Carga Inicial necessária à implantação do eSocial pelo Calima. Siga o procedimento da Primeira Fase do eSocial, confira as tabelas utilizadas pelo sistema e verifique quais eventos realmente precisam ser enviados, considerando também os que já foram aceitos pelo eSocial. Depois, acompanhe os retornos no Monitor de Eventos para evitar transmissões duplicadas.


Solicitei os arquivos e o ZIP ainda não apareceu. O que fazer?
Acesse Downloads > Consulta e confira a situação da solicitação. Se ainda estiver em processamento, aguarde a disponibilização. Caso o prazo de 7 dias tenha terminado, faça uma nova solicitação.


E se a empresa já tiver cadastros no Calima?
Antes de importar, confira os registros existentes e esclareça com o Suporte como evitar duplicidades ou alterações indesejadas. Não considere que a rotina substituirá todos os dados com segurança.



Saiba mais


VÍDEO: Como baixar e importar XMLs do eSocial no Calima?
Como configurar a Empresa no Módulo Folha de Pagamento - Aba eSocial?
Manual WEB GERAL / SST do eSocial

Actualizado em: 22/10/2026

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