Índice

Definição
Fluxo
Gerenciador de Documentos - BOX
3.1. Interface Principal
3.2. Categoria Ajustes Gerais
3.2.1. Configurações
3.3. Empresas
3.4. Atualização
3.5. Envio de Documentos Fiscais Para o Calima
3.6. Não Manifestados
3.7. Não Enviados e Envio de XML de Saída
3.8. Enviados
E-mail - BOX
Recepção dos Arquivos - Calima 5
Recepção dos Arquivos - Calima 4
Visualização dos Arquivos - Calima Connect
Principais Dúvidas

1. Definição

Para melhor interação entre escritórios de contabilidade e seus clientes, a Projetus TI criou o Calima BOX, uma solução completa e elegante para captura das notas fiscais emitidas pelo seu cliente.
O Calima Box é capaz de ser instalado em cada cliente seu e automaticamente realiza a captura de documentos fiscais de entrada, provenientes da Receita Federal do Brasil, utilizando-se do certificado digital do mesmo, além das notas fiscais de saída que foram emitidas e guardadas pelo seu cliente ou ainda a configuração no sistema de emissão de notas do e-mail do Calima Box, que recepciona os arquivos digitais via e-mail e os despacha automaticamente para o Calima.

Comunicados Importantes:

A SEFAZ exige que a Ciência da Operação seja realizada em até 10 dias corridos após a autorização da NF-e. Para isso orientamos que você esteja com o BOX ativo ao menos a cada 4 dias, lembrando que NÃO será possível baixar notas passado o período de até 180 dias após sua emissão! Para ficar por dentro de todas as informações, CLIQUE AQUI. 😉

Novas regras foram implementadas no servidor da Receita Federal fazendo com que apareçam novas rejeições no momento do download de notas fiscais. Conforme as alterações da Receita em março de 2022, o Calima Box trará, no momento da importação, APENAS as notas fiscais disponíveis no servidor da Receita. É possível dizer que o BOX tenta trazer informações de até 90 dias, caso elas estejam disponíveis na SEFAZ. Porém, não temos como dizer quais informações serão disponibilizadas, visto que não temos controle sobre o que está armazenado no servidor da Receita. Para mais informações sobre a atualização, acesse nosso comunicado oficial clicando aqui.

Mais informações e como adquirir o Calima Box, clique aqui.

Benefícios

Importação automática de NF-e e CT-e de entrada da Receita Federal através de certificado A1 ou A3.
Envio automático de documentos fiscais para o contador através do Calima.
Manifestação de NF-e de forma simplificada.
Suporta arquivos da NF-e, NFC-e, CT-e, CT-eOS e CF-e.
Suporta adicionar os XML's referentes a saídas, para envio automático ao contador.
Multi empresa, suportando matriz e filial em um único aplicativo.
Armazenamento dos arquivos digitais por 5 anos (enquanto contratar o serviço).

2. Fluxo

O Gerenciador de Documentos, instalado em seu cliente, captura arquivos digitais da empresa do mesmo e automaticamente irá enviando os documentos fiscais para o Calima Connect.
O E-mail realiza o envio dos documentos anexados diretamente para o Calima, que está apto a receber os arquivos digitais e preparado para importá-los de forma automática.
O Visualização dos Arquivos - Calima Connect recebe os documentos fiscais em forma de solicitação, o contador é notificado sobre os documentos fiscais enviados.
O Recepção dos Arquivos - Calima ERP Contábil, instalado em seu escritório, está apto a receber as solicitações contendo os arquivos digitais e preparado para importá-los de forma automática.

3. Gerenciador de Documentos - BOX

Ao baixar e instalar o Gerenciador de Documentos do Calima Box, ao iniciá-lo você deverá seguir o guia de instalação, clique em "Avançar".



Você deverá ter em mãos o login Projetus TI fornecido pelo seu contador ou responsável. Caso não tenha ou não saiba criar um usuário acesse: Perfis e Usuários.



Informe o "Usuário" e "Senha". Caso deseje que, ao abrir o "Gerenciador de Documentos", seja necessário inserir o usuário e a senha, marque a opção "Exigir login e senha ao abrir o aplicativo". Clique em "Salvar".



Para o próximo passo é necessário que o Certificado Digital da Empresa já esteja instalado no Windows. Caso tenha dúvida sobre certificado digital acesse: Configuração - Certificado Digital.



Clique no ícone "+" para selecionar o certificado digital do repositório do Windows.



Após selecionar o certificado digital no Windows, o Gerenciador de Documentos preencherá as informações referentes à empresa automaticamente. Caso deseje monitorar os arquivos de saída, crie um diretório e o selecione clicando no ícone destacado. Esta configuração é opcional.



Clique no ícone indicado para salvar as configurações feitas.



O Gerenciador de Documentos irá informar que a empresa foi cadastrada com sucesso.



Para finalizar o guia de instalação, clique em Continuar. Os tópicos abaixo terão os nomes dos botões, para fácil localização. Siga este artigo em ordem para melhor compreensão.



3.1. Interface Principal

A interface principal do sistema é formada pelos botões de navegação na parte superior, separados pelas categorias "Envio de Documentos Fiscais Para o Calima", "Ajustes Gerais" e "Suporte".



3.2. Categoria Ajustes Gerais

3.2.1. Configurações

A primeira configuração do sistema é realizada nesta tela. Tenha em mãos o usuário Projetus TI.



Usuário Projetus TI.
Senha de acesso ao Calima Box, fornecida pelo contador ou administrador do Calima.
Autenticação do Aplicativo. Marcando o chebox "Exigir login e senha ao abrir o aplicativo" sempre ao abrir o gerenciador de arquivos será necessário inserir o usuário e a senha.
Diretório de armazenamento dos arquivos digitais.

3.3. Empresas

Nesta tela, você irá cadastrar a(s) empresa(s) do cliente.



Acompanhe a legenda:

Anterior.
Próxima.
Adicionar empresa.
Excluir empresa.
Salvar alterações.
Cancelar alterações.
Clique no botão "+" para selecionar o certificado digital de acordo com o tipo selecionado, A1 - Arquivo, A3 - Lista de certificados disponíveis no Windows (de cada empresa, utilizado para autenticar na Receita Federal, a fim de importar os documentos fiscais).
Dados da empresa - A mesma deve obrigatoriamente estar cadastrada no Calima ERP Contábil do contador.
Realiza o processo de ciência de operação da empresa automaticamente, caso não esteja marcado, a sincronização deverá ser feita manualmente através da tela de eventos.
Monitoramento, caso seja informado um diretório, será onde os arquivos de entrada e saída serão armazenados e enviados ao contador.

3.4. Atualização

Toda vez que o Calima Box é executado se verifica automaticamente as atualizações do sistema, mas caso queira realizar o procedimento de forma manual utilize este botão:



3.5. Envio de Documentos Fiscais Para o Calima

Os documentos fiscais das empresas do cliente são tratados neste grupo de botões.

3.6. Não Manifestados

Para o Calima Box importar automaticamente os documentos fiscais que estejam disponíveis na Receita Federal é dada a ciência da operação em todos os documentos fiscais encontrados. Em sequência, são listados nessa tela os documentos para manifestação do destinatário, processo que deve ser obrigatoriamente realizado com certa regularidade.

OBSERVAÇÃO: O Gerenciador de Documento - Box NÃO realiza a manifestação dos documentos, ficando a cargo do cliente realizar esse procedimento regularmente na tela ilustrada abaixo:



Selecione a empresa no qual serão listados os documentos a serem manifestados.
Selecione os documentos fiscais na grade. Para selecionar vários, clique individualmente em cada registro enquanto mantém a tecla CTRL pressionada.
Utilize esse botão para selecionar todos os documentos de uma só vez.
Após selecionar os documentos necessários, clique para manifestá-los.
Sair.

OBSERVAÇÕES

Ciência da Operação: A ciência da emissão é um evento OBRIGATÓRIO que deve ser utilizado pelo destinatário para declarar que tem ciência da existência da operação, mas ainda não tem elementos suficientes para apresentar uma manifestação conclusiva. Após esta manifestação ter sido efetuada, é habilitada a funcionalidade de download do arquivo XML.

Desconhecimento da Operação: Este evento tem como finalidade possibilitar ao destinatário se manifestar quando da utilização indevida de sua Inscrição Estadual, por parte do emitente da NF-e, para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diverso.

Operação Não Realizada: Este evento será informado pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário, sinistro da carga durante seu transporte, etc.).

3.7. Não Enviados e Envio de XML de Saída

Nesta tela, são listados os documentos fiscais de entrada que já foram automaticamente baixados da Receita Federal. De tempos em tempos, o Calima Box realiza o envio automaticamente os arquivos digitais para o contador, mas é possível realizar essa operação manualmente a qualquer momento. Nesta tela, você também irá adicionar os XMLs de saída, já que pelo serviço disponibilizado pela Receita Federal, são disponibilizados somente documentos fiscais de entrada. Também são listados os documentos de saída no qual é configurado no cadastro da empresa o diretório pra monitoramento, o e-mail Box substitui o monitoramento de diretório com XMLs de saída.

Acompanhe todas as funções dessa tela:



Selecione a empresa no qual serão listados os documentos a serem enviados ao contador.
Atualiza a listagem de documentos na grade, útil para quando documentos XMLs são adicionados manualmente ao diretório da empresa.
Adicione arquivos digitais manualmente à lista de envio, Entrada ou Saída.
Faça o envio imediato de todos os documentos listados clicando neste botão.
Nesta grade, são listados todos documentos ainda não enviados (serão enviados automaticamente ou ao seu comando).

3.8. Enviados

Aqui são listados os documentos fiscais que já foram enviados ao contador, eles ficarão armazenados por 5 anos localmente, como forma de consulta e backup.



Ao clicar sobre o botão "Visualizar Documento" será aberto em PDF o DANFE da nota selecionada.

4. E-mail - BOX

Para utilizar a opção do e-mail Box, primeiramente precisamos configurar no Calima a recepção dos arquivos. Para isto, no Módulo Principal, clique no ícone da "Agenda", como indicado na imagem a seguir:



Na tela de Agenda que será exibida, clique no botão verde "Incluir". Observe:



Na tela Manutenção de Eventos da Agenda, selecione as opções "Com repetição" e "Sempre". Escolha o horário em que o processo de integração irá ocorrer e marque para repetir "Diariamente", conforme ilustrado abaixo:



Depois, na aba Processos, clique no botão verde sinalizado pelo + e selecione o processo "Integração com Serviços do e-mail Box". Veja:



Após a configuração no Calima, basta enviar um e-mail para box@projetusti.com.br com suas notas anexadas. As notas enviadas ao e-mail serão integradas ao Calima sempre no horário configurado no agendador de processos.

5. Recepção dos Arquivos - Calima 5

Para ficar por dentro da rotina de recepção de arquivos no Calima 5, clique aqui e tenha acesso ao conteúdo completo.

6. Recepção dos Arquivos - Calima 4

Para realizar a recepção dos arquivos no Calima, acesse: Módulo Principal → Aplicativos → Calima Box → Recepção de Arquivos.



Na Tela "Calima Box - Recepção de Arquivos", clique no botão "Atualizar" para exibir todas as notas recepcionadas pelo Box. Para importá-las no Calima, clique no botão "Importar Notas". As notas importadas poderão ser consultadas através do Módulo Fiscal → Manutenção → Entrada/Saída → Lançamento ou Manutenção → Entrada/ Saída → Conhecimento de Transporte.



Para agendar a "Importação do Calima Box" ou a "Integração com Serviços do e-mail Box" clique no botão "Agendar".



Na tela "Agendar Tarefa", clique em "Incluir".



Selecione "Agendamento", "Única execução" ou "Com repetição", escolha a data e a hora e clique no ícone "+".



Na tela "Agendar Execução de Processo", escolha o processo "Importação do Calima Box".

7. Visualização dos Arquivos - Calima Connect

Para a visualização das notas enviadas para o BOX, acesse o Calima Connect e clique no menu "Solicitações".



Clicando na aba "Box" serão listados os documentos enviados. Para visualizá-los clique no ícone da lupa.



Ao visualizar os detalhes dos documentos enviados, será possível ver o "Status", se foi recebido ou não, ver a "Data de Visualização" e baixar o arquivo em anexo.

8. Principais Dúvidas

Posso utilizar o sistema sem o certificado digital do cliente?
Sim, utilize a opção "Adicionar Arquivos" da tela "Não Enviados", para selecionar XML's em sua máquina e eles serem enviados de forma automática ao contador.

A internet do meu cliente é instável, isso me causará problemas?
Não, a cada hora o sistema busca por novos documentos fiscais na Receita Federal e realiza o envio para o contador, caso falhar, será repetido o processo na próxima tentativa automática do sistema.

Meu espaço está quase no fim, o que faço?
Entre em contato com o seu contador ou responsável pelo sistema, para que o mesmo adquira mais espaço junto à Projetus TI.

Não aparecem todas as notas fiscais na tela de "Não Enviados", o que está acontecendo?
As notas possivelmente já foram enviadas para o contador, ou o sistema não localizou novos lotes na receita federal, os lotes também podem ter vindo da receita e o sistema só deu ciência da operação mas a receita ainda não mandou um novo lote com os XMLs pra download. Confira o que foi realizado em tempo real na tela inicial através dos Eventos

O Calima Box aceita certificados com Procuração?
O Calima Box NÃO aceita certificados com procuração, sendo uma limitação da Receita. É necessário utilizar o certificado próprio da empresa de destino no sistema.

Posso instalar o Calima Box com certificado A3 do Cliente em meu Computador Pessoal ou Notebook?
Sim. Mas o certificado A3 deve estar em sua posse e você fica limitado a usar tantos quantos certificados couberem nas USB de seu Computador Pessoal ou Notebook. O recomendado é que o A3 seja instalado no computador do seu cliente que utiliza o certificado para as operações de emissão de notas.

Migrado em: 17/01/2022

Actualizado em: 26/04/2023